Предвижу первый же вопрос читателя: почему речь идет об ошибках именно наших докладчиков? Разве иностранные докладчики безгрешны?
Конечно, не идеальны, но очевидно, что лекционно-презентационная культура на Западе сложилась давно, тут есть свои стандарты, которые мы еще не вполне освоили.
Практически каждое сообщение - об организации ли транспортного обслуживания населения, новом подвижном составе или новой технологии - делается с использованием известных технических средств. И наши казусы часто начинаются уже на этом этапе. Зал снисходительно похмыкивает, наблюдая, как оператор за компьютером пытается найти нужный файл на флэш-накопителе, который ему подсунул докладчик. Чтобы избежать таких накладок, неловких ситуаций и не тратить попусту время почтенной публики, а) держите на этой карте памяти (в просторечии - "флэшке") только один файл - с вашим докладом, б) заранее - перед началом мероприятия или в перерыве, согласуйте действия с оператором: удостоверьтесь, что он вас правильно понимает (особенно, если вы в другой стране), заранее перекачайте на компьютер ваше сообщение, проверьте, все ли благополучно открывается и проецируется на экран.
Свой доклад или презентацию вы, скорее всего, приготовили в PowerPoint. Уже на первой страничке должно быть название сообщения, а также - ваши имя, фамилия, должность, титулы - бывает, что ведущий не слишком внятно или неточно объявил ваши имя-фамилию, бывают ошибки и в распечатанных материалах мероприятия, бывает, что вы заменяете коллегу, который был первоначально заявлен. Представителям прессы это тоже поможет не сделать ошибок при подготовке отчета о событии.
Итак, внимание аудитории приковано к экрану. Но… Тут начинаются ошибки визуального толка. Сколько раз доводилось видеть тексты, написанные розовыми или лиловыми буквами на каком-нибудь желтоватеньком или сизоватеньком фоне. Конечно, те, кто сидит дальше второго-третьего рядов, текст прочитать не могут. Если вы делаете презентацию сами, посоветуйтесь с дизайнерами, фотографами - они имеют представление о наиболее удачных для восприятия цветовых сочетаниях, есть традиционные, классические варианты. Если специалистов поблизости нет, просто проверьте удобочитаемость на ваших коллегах. Ну, а если вы готовите материал, как часто бывает, в "последнюю минуту", то не мудрите - пишите черным или темно-синим по белому.
Следующая распространенная ошибка - напихать в странички максимум текста. Это значит - мелкий шрифт, который опять-таки нечитаем уже и с небольшого расстояния…Стало быть, для зрителей эта "красота" лишена смысла, вы же помните, что больше всего информации (в процентном отношении) человек усваивает именно глазами… Вам этот "мелкий бисер" тоже неудобно читать. Да и не нужно это: на табличках должны быть основные тезисы, которые вы будете развивать и детализировать… Тезисы - те "кости", на которые должно нарасти "мясо" подробностей. То же касается и обширных таблиц - презентация в PowerPoint не та "площадка", где маршируют сотни цифр.
Теперь о вашей устной речи. Вы ограничены регламентом, времени для сообщения всегда отпущено мало. И, конечно, вы постараетесь в единицу времени утрамбовать столько слов, что приходится буквально "тарахтеть", строчить, как из пулемета… И это - очередная большая ошибка. Даже если вы выступаете в аудитории, где все хорошо понимают по-русски, вряд ли информация в таком изложении будет полностью усвоена, а ваша-то задача - как можно полнее донести до слушателей (возможных партнеров, потребителей, клиентов) все богатство содержания сообщения, всю привлекательность ваших предложений… "Скорострельное" изложение в иноязычной аудитории, где организован синхронный перевод - это просто катастрофа! Даже самый опытный синхронист физически не будет успевать переводить две трети текста, особенно если сообщение изобилует специальной лексикой, техническими терминами… До аудитории дойдет лишь малая толика полезной информации. Тогда в чем смысл вашего пребывания на трибуне? Таким образом вы сами "похороните" свой доклад… Обратите внимание, как строят выступления опытные докладчики: в каком темпе говорят, какой длины фразы выдают переводчикам, делая паузы…
Опыт выступлений перед аудиторией имеет далеко не всякий человек. Даже самый хороший специалист - не обязательно хороший оратор. И как бы ни хотелось послать с докладом или с презентацией на ответственную конференцию профессионала-технаря, надо "семь раз отмерить", если у человека слабый голос, монотонная речь, проблемы с дикцией, дефекты речи… Бывает, что человек, заикание которого в обычной обстановке почти не заметно, на трибуне начинает волноваться, и чем больше он волнуется, тем сильнее заикается… Выступление - насмарку, оратора жалко, ему неловко и досадно…
Не забудьте на последней карточке презентации поблагодарить слушателей за внимание, повторить свои фамилию, имя, отчество и привести максимум координат для связи - ваше выступление вызвало большой интерес, и надо всем желающим пообщаться с вами предоставить благоприятные условия. Надеюсь, что мои скромные наблюдения помогут вам успешно выступить на ближайшем мероприятии.